Nhân viên chứng từ-điều cần biết cho tuyển dụng sinh viên

0
42
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu-cơ hội tuyển dụng sinh viên
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu-cơ hội tuyển dụng sinh viên

Nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu là một chọn lựa phù hợp với hầu hết tất cả các bạn có hứng thú công tác trong ngành Logistics. Công việc này rất thích hợp cho tuyển dụng sinh viên, vì yêu cầu đơn giản về ngoại ngữ cũng như khả năng chuyên môn.

Document Staff  (Nhân Viên Chứng Từ)

Phòng chứng từ có chức năng chính là thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ hàng nhập, xuất được chở trên tàu do các công ty khai thác và Forwarder yêu cầu. Phòng ban này có nhiệm vụ là phải chắc chắn tính đúng quy tắc của giấy tờ về hàng hóa xuất – nhập trên tàu trước khi thông quan, bảo đảm quá trình giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý. Những yêu cầu này không quá khó để tuyển dụng sinh viên, vì vậy, đây là cơ hội nghề nghiệp rất tốt cho các bạn sinh viên mới ra trường.

1. Nhân viên chứng từ phải làm những gì

Việc cần làm của một nhân viên chứng từ tuyển dụng sinh viên có thể tóm gọn như sau:
Soạn thảo và giải quyết các hồ sơ xuất nhập khẩu: hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, lệnh giao hàng, giấy báo hàng đến, khai thông tin hàng hóa với hải quan…
Chuẩn bị bộ giấy tờ khai hải quan, bộ hồ sơ xin cấp C/O, hồ sơ xin cấp phép (đối với hàng hóa yêu cầu giấy phép), giấy tờ xin đăng ký chất lượng (đối với một số mặt hàng có yêu cầu), các công văn, tờ trình cho các bên có liên quan…
Liên hệ với khách hàng và kết hợp với hiện trường (Operator) làm thủ tục thông quan cho các lô hàng xuất nhập khẩu
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu…
Liên hệ với các nhà cung ứng và khách hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng
Cập nhật thông tin các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu
Thực hiện việc lập báo cáo, đối chiếu hàng hóa nhập xuất tồn và đối chiếu, hàng tuần, hàng tháng với các phòng, ban liên quan.
Mức lương: 6,000,000 – 8,000,000 VND

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu-cơ hội tuyển dụng sinh viên

2. Kiến thức, Kỹ năng & Kinh nghiệm cần có để ứng tuyển tuyển dụng sinh viên cho công việc này

Kinh nghiệm: Đây là một việc làm vô cùng thích hợp cho những sinh viên mong muốn làm việc trong ngành XNK nhưng chỉ có những nghiệp vụ cơ bản về chuyên môn và chưa có nhiều kinh nghiệm.
Kiến thức: Biết căn bản về thủ tục hải quan, chạy lệnh, thủ tục giao nhận hàng hóa.
Kỹ năng:
Ngoại ngữ: tiếng Anh khá, có thể đọc hiểu và soạn thảo các chứng từ bằng tiếng Anh, giao tiếp cơ bản (chủ yếu qua email và skype)
Thành thạo tin học văn phòng
Khả năng giao tiếp và giải quyết tình huống linh hoạt, cần mẫn trong công việc, có thể làm việc dưới áp lực vì nhân viên chứng từ luôn phải chịu áp lực về thời gian hoàn thành, về áp dụng các luật mới trong quá trình XNK hay vận tải và phải chịu trách nhiệm đối với mọi sai phạm trong hợp đồng.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu-những điều cần biết cho tuyển dụng sinh viên

3. Nơi nào cho bạn những kỹ năng cần cho tuyển dụng sinh viên làm chứng từ

Ngoài những kiến thức chuyên môn tại trường thì việc học hỏi và bổ sung kiến thức là không bao giờ thừa cả, đối với bất kì loại tuyển dụng sinh viên nào. Hiện tại có nhiều CLB Logistics ở Việt Nam như: CLB Logistics FTU2, CLB Logistics ĐH Giao thông Vận tải, CLB Logistics BVU…, ngoài việc tổ chức các buổi họp thường xuyên để bổ sung kiến thức cho thành viên, các CLB này còn thực hiện các buổi hội thảo, chuyên đề hoặc cuộc thi giúp các sinh viên hiểu rõ hơn về nhóm ngành này, đặc biệt là vị trí tuyển dụng sinh viên nhân viên chứng từ.
Bạn cũng có thể trải nghiệm với cuộc thi GLogistics để cung cấp thêm nghiệp vụ trong nghề. Đây là cuộc thi được tổ chức định kì và là cơ hội tốt giúp các bạn sinh viên tiếp cận thực tế.
Bên cạnh đó, việc đi thực tập sớm ở các công ty Logistics từ năm 3, 4 cũng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho mỗi cá nhân. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm công việc thực tập tại Logistics4vn.

Nhà tuyển dụng sinh viên cần gì cho vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu?

4. Học những kiến thức thực tế ở đâu

Kiến thức thực tế vô cùng hữu ích cho bạn khi tham gia tuyển dụng sinh viên. Hãy bắt đầu bằng việc học các từ ngữ chuyên môn như B/L, C/O, Invoice, Packing list, Incoterms…, trau dồi thêm kiến thức XNK qua Logistics4vn, Vlr.vn, Viện Logistics Việt Nam cũng như đọc các sách về Quản trị ngoại thương, Giao nhận vận tải, Thủ tục hải quan và tìm hiểu về một số thông tư, nghị định, luật trong ngành.
Bạn có thể xem thêm kiến thức về thủ tục hải quan qua website Tuhocxuatnhapkhau.com, hoặc tham gia các khóa học ngắn hạn tại Eximtrain để trau dồi nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

5. Những công ty tiêu biểu trong ngành

Các công ty lớn như Damco, Indotrans, Alpha Express,… đều có bộ phận chứng từ và thường xuyên tuyển dụng sinh viên. Vị trí này không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm như các vị trí khác, nhưng cần có những kỹ năng căn bản về XNK và các thủ tục pháp lý liên quan đến hải quan.

6. Con đường sự nghiệp

Sau một thời gian làm việc, khi bạn đã hiểu rõ trách nhiệm của bản thân, bạn có thể sẽ thăng cấp lên Quản lý, Trưởng bộ phận hoặc thử sức với công việc nhân viên Sales hoặc chăm sóc khách hàng.

7. Bạn sẽ làm việc với những ai

Nhân viên hiện trường
Nhân viên Sales

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here